Sutarčių valdymas
VECTICUM sutarčių valdymo sprendimas leidžia centralizuotai kurti, tvirtinti ir pasirašyti sutartis su kvalifikuotu el. parašu. Visas procesas vyksta vienoje sistemoje – greitai, saugiai ir be bereikalingo popierizmo.
IšbandytiKodėl verta naudotis?
Centralizuotas visų sutarčių valdymas
Visa įmonės sutarčių informacija talpinama vienoje sistemoje, suvienodintuose registruose ir aiškia struktūra — tai užtikrina tvarką, duomenų pasiekiamumą ir greitesnį darbą su dokumentais.
Automatizuotos vizavimo ir pasirašymo sekos
Kiekvienai sutarčių kategorijai galima priskirti atskirus vizuotojus ir pasirašančius asmenis. Sistemoje lengvai paleidžiami tvirtinimo procesai su galimybe koreguoti pagal individualius atvejus.
El. parašo integracija su eIDAS atitikimu
Sutartys gali būti pasirašomos kvalifikuotu el. parašu, peržiūrimos ir tvirtinamos tiesiai iš sistemos, el. paštu ar mobiliuoju įrenginiu. Užtikrinamas saugumas, atsekamumas ir atitikimas ES teisės aktams.
Ilgalaikis saugojimas ir kontrolė
Sutartys saugomos ilgalaikėje sistemoje, galima nustatyti automatinį priminimą apie jų galiojimo pabaigą — sumažinama rizika praleisti svarbias datas ar terminus.
Efektyvus dokumentų susiejimas su kitais moduliais
Sutartis galima susieti su sąskaitomis ar pirkimų užsakymais (jei naudojami tokie moduliai) — tai padeda matyti pilną kontekstą ir užtikrinti kontrolę visame įsigijimo procese.
Lankstumas ir pritaikomumas
Sprendimas leidžia kurti neribotą kiekį šablonų, pridėti papildomų laukų, komentarų, bei individualizuoti registrų struktūrą — tai leidžia pritaikyti sistemą pagal įmonės specifiką be sudėtingų sprendimų.
Kaip tai veikia?
Registrų ir šablonų paruošimas: Sukuriami sutarčių ir įmonių registrai su reikiamais meta duomenimis bei paruošiami sutarčių šablonai.
Sutarties parengimas ir vizavimas: Sutartis rengiama pagal šabloną ir siunčiama vizuoti pagal nustatytą tvirtinimo seką.
Elektroninis pasirašymas ir archyvavimas: Vizavus sutartį, ji pasirašoma kvalifikuotu el. parašu ir saugoma sistemoje su galiojimo kontrolės funkcija.
Priminimų ir terminų valdymas: Sistema siunčia priminimus apie sutarties pabaigą, leidžia rašyti komentarus ir peržiūrėti tvirtinimo istoriją.
Sutarčių valdymo funkcijos
- Įmonės sutarčių duomenų bazė vienoje vietoje. Diegimo metu sukuriame du sutarčių registrus (su vienodu meta duomenų rinkiniu) su Užsakovo pageidaujamais sutarčių kategorijomis ir tipais;
- Skirtingi registrai turi vienodą metaduomenų rinkinį, kurį sudaro šie standartiniai laukai: autorius, sutarties šalis, sutarties kategorija, sutarties tipas, sutarties nr., padalinys, padalinio vadovas, pavadinimas, sutarties data, sutarties pabaiga, sutarties suma, vizuotojai, papildomi vizuotojai, pasirašyta ranka, išorinis parašas, darbuotojo parašas, sutarties dokumentas. Pagal Užsakovo poreikį gali būti sukuriama papildomai iki 5 paprastų neišskaičiuojamų meta duomenų laukų.;
- Vienas įmonių (tiekėjų) duomenų registras;
- Galimybė sutartis rengti panaudojant sutarčių šablonus. Diegimo metu bus įdiegta iki 2 sutarčių šablonų apmokome Užsakovą kaip keisti turimus šablonus ar susikurti naujus. Šablone gali būti panaudojami tik sutarčių registro meta duomenys. Papildomų meta duomenų laukų kūrimas neįskaičiuotas į projekto apimtį.
- Sutartis bus nusiųsta vizavimui ir pasirašymui pagal numatytą tvirtinimo seką (workflow). Užsakovas skirtingoms sutarčių kategorijoms nusistato standartinius tos sutarties kategorijos tvirtinimo sekos (workflow) dalyvius.
- Tvirtinimo sekos (workflow) seka:
- Vizuoja prie kategorijos nurodyti vizuotojai;
- Pasirašo prie kategorijos nurodytas įmonės atstovas. Pasirašantis asmuo iš išorės nurodomas sutarties kortelėje rankiniu būdu;
- Galimybė rankiniu būdu nurodyti papildomus vizuotojus, kurie gali būti reikalingi ne pagal standartiškai priskirtus vizuotojus.
- Sutarčių priedų tvirtinimas ir/ ar pasirašymas;
- Dokumentų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu ,,eiDAS“ reikalavimus:
- naujų .pdf dokumentų pasirašymas el. parašu; gautų .pdf dokumento parašų nuskaitymas bei papildymas el. parašais;
- gautų adoc formato dokumento parašo duomenų nuskaitymas ir galimybė papildyti el. parašais;
- per Vecticum pasirašytų sutarčių automatinis kvalifikuoto el. parašo galiojimo tikrinimas ir išsiuntimas naujam pasirašymui, kai pasibaigia galiojimo terminas;
- Ilgalaikis sutarčių saugojimas;
- Galimybė sukurti registrui automatinį priminimą apie artėjančią sutarties pabaigą (subscription);
- Galimybė rašyti komentarus;
- Galimybė sutartį susieti su kitais turimais moduliais – pirkimų užsakymais ar sąskaitomis (jeigu tokius modulius Užsakovas turi);
- Galimybė sutartis patvirtinti / pasirašyti iš el. pašto, per telefoną arba prisijungus sistemoje;
- Sutarčių paieška, filtravimas, peržiūra;
- Meta duomenų eksportavimas į Excel.
- Papildomai galimos funkcijos už papildomą mokestį:
- papildomi sutarties meta duomenų laukai;
- išskaičiuojamieji arba dinaminiai meta duomenų laukai;
- skirtingiems sutarčių registrams ar kategorijoms skirtingi meta duomenų rinkiniai;
- skirtingoms sutarčių kategorijoms skirtingos tvirtinimo sekos;
- įmonių registrų atskyrimas į kelis atskirus (pvz. pirkėjų/ pardavėjų);
DUK
Kas yra VECTICUM?
VECTICUM – tai lanksti verslo valdymo sistema, skirta automatizuoti įvairius procesus: nuo atostogų ar sąskaitų tvirtinimo iki individualių, įmonei pritaikytų sprendimų. Ji leidžia centralizuotai valdyti dokumentus, užtikrina saugumą, sklandų darbuotojų darbą ir lengvą pritaikomumą tiek mažoms, tiek didelėms organizacijoms.
Kokia yra VECTICUM kaina?
VECTICUM siūlo lanksčius kainų planus, pritaikytus pagal įmonės darbuotojų skaičių ir pasirinktų sprendimų apimtį. Norėdami gauti individualų pasiūlymą, kviečiame užpildyti užklausos formą arba susisiekti su mūsų komanda.
Kaip išbandyti VECTICUM?
Norėdami išbandyti VECTICUM, užpildykite registracijos formą – mūsų komanda su Jumis susisieks ir pasirūpins demonstracija bei išbandymo galimybe, atsižvelgiant į Jūsų poreikius.
Kaip greitai paleidžiama VECTICUM sistema?
Standartinių sprendimų paleidimas gali užtrukti iki vienos valandos. Kiekvienos įmonės paleidimo procesas derinamas individualiai, atsižvelgiant į pasirinktų modulių skaičių ir organizacijos vidinius procesus.
Ar VECTICUM tinkamas mažoms ir vidutinėms įmonėms?
Taip, VECTICUM yra lanksti platforma, tinkama tiek mažoms, tiek vidutinėms ar didelėms organizacijoms. Sprendimai lengvai pritaikomi pagal individualius verslo poreikius.
Ar VECTICUM gali naudotis užsienio įmonės ar darbuotojai?
Taip, VECTICUM palaiko kelias kalbas – sistema prieinama anglų, lietuvių, rusų, lenkų ir latvių kalbomis, todėl ją gali lengvai naudoti ir tarptautinės komandos.
Susisiekite su mumis sistemos demonstracijai
Užpildykite formą ir mes su Jumis susisieksime dėl sistemos pristatymo
Arba susisiekite tiesiogiai:
Sėkmingas verslo sutarčių valdymas vos keliais paspaudimais
Sutarčių sudarymas svarbus tiek fiziniams, tiek juridiniams asmenims. Turbūt sutiksite, kad verslo dokumentai, tokie kaip sutartys, atlieka išties svarbų vaidmenį organizacijos sėkmei.
Pirmiausia, sutartys yra teisinės bazės dalis. Jos apibrėžia visų verslo sandoryje dalyvaujančių šalių teises, pareigas ir atsakomybes. Pasirašant sutartis, nurodoma, kad abi pusės aiškiai supranta sutartas sąlygas. Taigi, sutarčių sudarymas padeda išvengti teisinių konfliktų. Tiesa, norint užtikrinti gerą įmonės reputaciją ir sumažinti ginčų tikimybę, labai svarbu, kad sudarytos sutartys būtų prieinamos tada, kada reikia Jums.
Taip pat, įmonės sudarytose sutartyse aiškiai išdėstomi lūkesčiai ir sąlygos. Sudarant susitarimus raštu, visos dalyvaujančios šalys aiškiai informuojamos apie tikslus, rezultatus, terminus ir bet kokią kitą svarbią informaciją. Toks aiškumas sumažina nesusipratimų ir klaidingų interpretacijų skaičių.
Taip pat su sutartimis siejamas ir sėkmingas rizikos valdymas. Tinkamai sudarytos sutartys padeda valdyti ir sumažinti su verslo veikla susijusią riziką. Dėl šios priežasties į sutartis dažnai įtraukiamos nuostatos dėl nenumatytų įvykių, nuobaudos už reikalavimų nesilaikymą ir ginčų sprendimo mechanizmai. Gerai parengtos sutartys gali apsaugoti verslą nuo galimos finansinės ir teisinės rizikos.
Praktika rodo, kad verslo sutarčių valdymas gali būti sudėtingas procesas. Tačiau šiandien yra inovatyvių sprendimų ir įrankių, kurie padeda efektyviau valdyti Jūsų įmonės sutartis. Būtent tokį sprendimą gali pasiūlyti „Vecticum“ ekspertai. Išbandyti apsimoka!
Kodėl verta rinktis mus?
Kviečiame susipažinti su išmanaus sutarčių valdymo nauda:
- Dokumentų centralizavimas: siūlome patogią, pilnai centralizuotą sutarčių valdymo sistemą, kad visos sutartys būtų saugomos vienoje prieinamoje vietoje.
- Prieigos kontrolė: skirtingiems darbuotojams norite suteikti prieigą prie įvairių sutarčių? Tai ne bėda. Galite kontroliuoti prieigą pagal savo nuožiūrą, vos keliais mygtuko paspaudimais.
- Procesų automatizavimas: dokumentų, sutarčių pasirašymas el. parašu bus gerokai paprastesnis visiems susitarimo dalyviams. Siūlome automatizuotą sutarčių saugojimą, duomenų eksportavimą į Excel ir daugybę kitų automatizuotų funkcijų sklandžiam Jūsų darbui.
- Duomenų standartizavimas: mūsų sistemoje paprasta įdiegti standartizuotus sutarčių šablonus. Tai leidžia užtikrinti visų sutarčių nuoseklumą ir palengvina Jūsų komandos darbą.
- Paprasta peržiūra: galite reguliariai atlikite sutarčių duomenų bazės peržiūrą, kad laiku nustatytumėte neatitikimus ar sritis, į kurias reikia atkreipti dėmesį.
- Komandos bendradarbiavimas: siūlome patogius komunikacijos sprendimus Jūsų įmonei, kad galėtumėte dar efektyviau dalyvauti sutarčių valdymo procese. Vidinė komunikacija, galimybė komentuoti ir dar daugiau!
- Galimybė atnaujinti dokumentus: pasirinkus „Vecticum“, galite reguliariai vertinti ir atnaujinti sutarčių valdymo procesus, kad prisitaikytumėte prie besikeičiančių verslo poreikių ir naujų reikalavimų.
- Duomenų saugumas: mūsų sistema taip pat siūlo saugią pagrįstą prieigą, kurią kontroliuosite tik Jūs. Tai apsaugos konfidencialius įmonės duomenis.
- Verslo sutarčių valdymo internetinė programa padeda optimizuoti sudėtingus, daug laiko reikalaujančius procesus, sumažina klaidų riziką ir pagerina sutarčių valdymo efektyvumą. Tai itin svarbu konkurencinėje, dinamiškoje verslo aplinkoje.
Apibendrinimas
Jeigu norite supaprastinti darbus, padidinti efektyvumą ir sumažinti įvairias rizikas Jūsų verslui, tikrai apsimoka investuoti į verslo sutarčių valdymo sistemą. Net menkutė klaida gali lemti, kad sutartys bus netikslios, reikalaus ilgų ir brangių korekcijų.
Siūlome sprendimą, kuris centralizuos Jūsų verslo sutarčių saugojimą, užtikrins lengvą prieigą ir skirtingų dokumentų valdymą. Pasirūpinome patogiomis, automatizuotomis funkcijomis, kurios palengvins pasikartojančias, monotoniškas, tačiau didelio atidumo reikalaujančias užduotis, tokias kaip sutarčių ir kitų dokumentų sekimas. Visa tai taupo laiką ir sumažina klaidų skaičių.