Šis straipsnis papasakos į ką svarbu atkreipti dėmesį renkantis personalo valdymo (HR) sistemą bei padės Jums pasirinkti geriausią HR programinę įrangą. Sužinosite, kokios funkcijas sistemoje yra svarbiausios, kokius žingsnius būtina atlikti ir dar daugiau.

Kas yra personalo valdymo sistema?

HR programinė įranga – tai prenumeruojamas arba debesų technologijos pagrindu veikiantis sprendimas, kurį naudoja daugelis įmonių siekdamos valdyti, optimizuoti ir automatizuoti su personalu susijusias užduotis, pvz., darbuotojų duomenų, komandiruočių, atostogų ar darbo priemonių išdavimo valdymą. Be to, efektyvi personalo valdymo sistema dažnai būna integruota su dokumentų valdymo sistema, kuri leidžia centralizuotai saugoti, redaguoti ir tvirtinti su personalu susijusius dokumentus.

Personalo valdymo sistemos padeda palengvinti kasdienius HR procesus ir didina personalo skyriaus efektyvumą bei produktyvumą. Užuot švaistę laiką atliekant pasikartojančias administracines užduotis, HR specialistai gali daugiau dėmesio skirti kitiems svarbiems darbams.

Kaip naudojama HR programinė įranga?

Pagrindinis HR programinės įrangos tikslas – pakeisti popierinius dokumentus, atsisakyti pasikartojančių, rankinių procesų ir padėti atlikti šias užduotis:

• • Darbuotojų duomenų atnaujinimas ir tvarkymas.
  • Laiko stebėjimas ir darbuotojų pasitenkinimo vertinimas.
  • Duomenų stebėjimas ir individualių ataskaitų kūrimas.
  • Tiesioginis grįžtamojo ryšio teikimas ir darbuotojų veiklos stebėjimas.
  • Administracinių darbų palengvinimas ir naujų darbo procesų kūrimas.
  • Darbo naudos valdymas, siekiant didesnio darbuotojų įsitraukimo.

Trumpai tariant, HR programinė įranga palengvina personalo valdymą per automatizavimą. Be to, ji užtikrina nuolatinį darbuotojų duomenų atnaujinimą, kas leidžia palaikyti sklandų bendradarbiavimą.

Kokie yra HR programinės įrangos privalumai?

Įprastai vienas iš trijų naujų darbuotojų palieka įmonę per pirmas 90 dienų, jei įdarbinimo procesas buvo prastas. Viena iš priežasčių – tinkamos HR sistemos trūkumas, kuris galėtų palengvinti naujų darbuotojų įdarbinimą ir integravimą į organizacijos procesus.

Tačiau HR įrankiai nėra skirti tik įdarbinimo funkcijų atlikimui. Nepaisant to, kad įmonės turi skirtingus poreikius, visos sistemos suteikia panašias naudas:

1. Darbuotojų patirties ir moralės augimas: Nauja HR programinė įranga pagerina komunikaciją tarp skyrių, leidžiant komandos nariams lengviau bendradarbiauti. Tai taip pat suteikia galimybę darbuotojams lengvai rasti informaciją apie algalapius, atostogas ir kt.
2. Visi duomenys vienoje vietoje: Įmonės, kurios vis dar naudoja popierinius dokumentus ar įvairius įmonės procesus atlieka „Excel“ pagalba, praranda daug laiko ir ženkliai sumažina produktyvumą. HR sistema leidžia surinkti visus duomenis vienoje vietoje, kas palengvina jų paiešką ir patį valdymą.
3. Lengvesnis darbo procesas: Naudojant automatizuotus sprendimus, HR užduotys atliekamos žymiai greičiau ir be grėsmės atsirasti klaidoms. Be to, galima lengviau sekti dokumentų ir procesų būsenas.
4. Geresnis sprendimų priėmimas: HR įrankiai ne tik sumažina išlaidas, bet ir padeda efektyviau paskirstyti išteklius, taip padėdamas HR skyriui priimti tikslesnius sprendimus.
5. Saugūs darbuotojų duomenys: Tokios sistemos užtikrina, kad būtų įdiegtos visos saugumo priemonės, kurios apsaugotų darbuotojų duomenis.

Apibendrinant, personalo valdymo sistemos žymiai pagerina darbuotojų duomenų tvarkymą ir daro jų patirtį geresnę. Todėl turėsite efektyvesnį skyrių, kuris galės sutelkti dėmesį į tai, kas iš tiesų svarbu – darbuotojai.

Kaip pasirinkti tinkamą HR programinę įrangą?

Kaip ir minėjome anksčiau, rinkoje yra daugybė HR sistemų tiekėjų, kurie siūlo skirtingus produktus,. Kaip iš tokio kiekio sistemų išsirinkti būtent tą, kuri Jums tiktų labiausiai?

Nors gali kilti pagunda pasirinkti pirmąjį pasiūlymą, turėtumėte įvertinti visus aspektus, atsižvelgdami į žemiau pateiktus žingsnius.

1 žingsnis: Įvertinkite savo poreikius

Bet kokia programinės įrangos pasirinkimo procedūra prasideda nuo organizacijos poreikių vertinimo. Kokią problemą bandote išspręsti? Ar siekiate optimizuoti naujų darbuotojų įvedimo procesą, o gal norite pagerinti darbuotojų vertinimo procedūras?

Klausimai, kuriuos galite užduoti sau:

• • Ar šiuo metu naudojate kitą HR sistemą, kuri neatitinka lūkesčių?
  • Kokie yra dažniausi Jūsų HR skyriaus iššūkiai?
  • Ar yra laiko atimančių HR procesų?
  • Ar darbuotojai patenkinti esama sistema?
  • Koks yra Jūsų biudžetas ir kokios investicijų grąžos (ROI) tikitės?
  • Ar Jūsų komanda turi techninių žinių naudotis naująja sistema?

2 žingsnis: Apgalvokite reikalingas funkcijas

Po poreikių vertinimo ateina laikas apgalvoti funkcijas, kurios yra būtinos jūsų tikslams pasiekti. Sudarykite sąrašą funkcijų, kurių jums reikia, ir renkantis HR sprendimus pirmenybę suteikite būtent joms. Pavyzdžiui:

• • Darbuotojų savitarna: pagerina darbuotojų produktyvumą ir bendradarbiavimą.
  • Analitika ir ataskaitos: pateikia įžvalgas apie darbuotojų kaitą, nebuvimus ir kt.
  • Įdarbinimo valdymas ir darbuotojų įvedimas: pagreitina įdarbinimo procesą.

3 žingsnis: Įvertinkite savo biudžetą

Atsirinkus keletą tinkamų sistemų, svarbu atidžiai peržiūrėti biudžetą. Aptarkite finansines galimybes su vadovybe ir apskaitos skyriumi, kad išvengtumėte netikėtų papildomų išlaidų.

4 žingsnis: Sudarykite tiekėjų sąrašą

Po pokalbio su personalo valdymo sistemų tiekėjais, norėdami priimti teisingą ir pagrįstą sprendimą, atsakykite sau į šiuos klausimus:

• • Ar galite sau tai leisti?
  • Kokie įrankio geriausi funkcionalumai?
  • Ar jis atitinka Jūsų kriterijus?
  • Ar įrankiu lengva naudotis?

5 žingsnis: Susiaurinkite pasirinkimų sąrašą

Kai jau turite platų HR sistemų sąrašą, pamėginkite išsirinkite tik kelias (2–4), kurios geriausiai atitinka Jūsų poreikius ir biudžetą. Peržiūrėkite atsiliepimus apie jas, paprašykite jų klientų atsiliepimų, pasitarkite su savo komanda.

6 žingsnis: Išbandykite pasirinktas sistemas

Turėdami glaustą potencialių sistemų sąrašą, galite išbandyti pasirinktą programinę įrangą. Daugelis HR sprendimų siūlo demonstracijas ar bandomuosius laikotarpius. Tai leis Jums pamatyti, kaip sistema veikia realiame gyvenime, ar ji tinkamai veikia Jūsų organizacijos procesuose.

7 žingsnis: HR sistemos pasirinkimas

Galiausiai, atlikę visus vertinimus ir testavimus, galite pasirinkite jums geriausią variantą. Svarbu, kad HR skyrius jaustųsi patogiai naudodamas naująjį įrankį. Kai kurios įmonės taip pat siūlo mokymų ir įrankio įvedimo paslaugas, o tai padės lengviau pradėti darbus su naująja sistema.

Kokias funkcijas privalo turėti HR programinė įranga?

Pagrindinės funkcijos, kurios yra neatsiejamos personalo valdymo sistemos dalis:

• • Darbuotojų savitarna: Leidžia darbuotojams lengvai pasiekti asmeninius duomenis, susijusius su darbu.
  • Įdarbinimo ir talentų valdymas: Supaprastina ir pagreitina naujų darbuotojų įdarbinimo procesą.
  • Darbo laiko apskaita ir stebėjimas: Padeda lengviau planuoti personalo resursus ir kontroliuoti darbo laiką.
  • Integracijos: Leidžia lengvai integruoti HR sprendimą su kitomis įmonės naudojamomis sistemomis, taip suteikiant lankstumo ir universalumo.

Galiausiai, smarkiai besivystant technologijoms, būtų naudinga ieškoti sprendimų, kurie naudoja dirbtinį intelektą (DI). DI tampa vis populiaresnis HR sistemose, padedant automatizuoti ir optimizuoti įmonės procesus.