Avansinės apyskaitos valdymas
Avansinių dokumentų valdymas dar niekada nebuvo toks paprastas – VECTICUM padeda tiek darbuotojams, tiek buhalterijai greitai, saugiai ir aiškiai apdoroti visą avansinę informaciją.
IšbandytiKodėl verta naudotis?
Centralizuotas visų sutarčių valdymas
Visa įmonės sutarčių informacija talpinama vienoje sistemoje, suvienodintuose registruose ir aiškia struktūra — tai užtikrina tvarką, duomenų pasiekiamumą ir greitesnį darbą su dokumentais.
Automatizuotos vizavimo ir pasirašymo sekos
Kiekvienai sutarčių kategorijai galima priskirti atskirus vizuotojus ir pasirašančius asmenis. Sistemoje lengvai paleidžiami tvirtinimo procesai su galimybe koreguoti pagal individualius atvejus.
El. parašo integracija su eIDAS atitikimu
Sutartys gali būti pasirašomos kvalifikuotu el. parašu, peržiūrimos ir tvirtinamos tiesiai iš sistemos, el. paštu ar mobiliuoju įrenginiu. Užtikrinamas saugumas, atsekamumas ir atitikimas ES teisės aktams.
Ilgalaikis saugojimas ir kontrolė
Sutartys saugomos ilgalaikėje sistemoje, galima nustatyti automatinį priminimą apie jų galiojimo pabaigą — sumažinama rizika praleisti svarbias datas ar terminus.
Efektyvus dokumentų susiejimas su kitais moduliais
Sutartis galima susieti su sąskaitomis ar pirkimų užsakymais (jei naudojami tokie moduliai) — tai padeda matyti pilną kontekstą ir užtikrinti kontrolę visame įsigijimo procese.
Lankstumas ir pritaikomumas
Sprendimas leidžia kurti neribotą kiekį šablonų, pridėti papildomų laukų, komentarų, bei individualizuoti registrų struktūrą — tai leidžia pritaikyti sistemą pagal įmonės specifiką be sudėtingų sprendimų.
Kaip tai veikia?
Dokumentų surinkimas / įkėlimas: Darbuotojas įkelia sąskaitas į sistemą rankiniu būdu arba nufotografuoja jas telefonu. Pažymima, kaip buvo apmokėta: asmeninėmis lėšomis, avansu ar įmonės kortele.
Sąskaitų skaitmenizavimas (OCR): Sistema automatiškai atpažįsta pagrindinius duomenis iš dokumento (suma, data, tiekėjas ir kt.) ir užpildo sąskaitos kortelę. Galima konfigūruoti, kokie laukai turi būti atpažįstami.
Išlaidų priskyrimas kaštų centrams: Atsakingas darbuotojas priskiria išlaidas atitinkamiems kaštų centrams (skyriui, objektui ar projektui). Galima sąskaitą skaidyti keliems centrams bei naudoti išsaugotus ruošinius.
Tikrinimas ir tvirtinimas: Tvirtintojas gauna pranešimą el. paštu ir gali patvirtinti sąskaitą vienu paspaudimu. Prireikus, galima pridėti komentarus, atmesti ar įtraukti kitus tvirtintojus.
Buhalterinė peržiūra: Apskaitos darbuotojas patikrina dokumentų tikslumą ir prireikus patikslina duomenis (pvz., DK sąskaitos kodą). Patvirtinti dokumentai pažymimi kaip paruošti perkėlimui į apskaitą.
Duomenų perdavimas į apskaitos sistemą: Sąskaitos automatiškai perduodamos į apskaitos programą pagal nustatytą grafiką. Perkėlimo data ir būsena užfiksuojama sistemoje.
Kompensacija darbuotojui: Jeigu darbuotojas mokėjo savo lėšomis, jam grąžinama kompensacija. Jei naudota įmonės kortelė – pinigai įnešami į kortelę pagal susitarimą.
Avansinės apyskaitos valdymo funkcijos
- Avansinių apyskaitų duomenų bazė;
- Įrankis darbuotojui pateikti visą paketą avansinės apyskaitos dokumentų vienu kartu iki einamojo mėnesio pabaigos;
- Sąskaitų įkėlimas į sistemą fotografuojant telefonu, arba įkeliant dokumentą per PC, arba atsiunčiant skanuotus dokumentus elektroniniu paštu;
- Supaprastintas avansinės apyskaitos sąskaitų/ čekių atpažinimas (OCR): iš dokumento atpažįstamas tik spausdintas tekstas, pagrindiniai laukai ( nr. data, tekėjo pavadinimas (nesusiejamas su Tiekėjų duomenų baze iš buhalterinės apskaitos programos), suma, valiuta), atpažįstama max iki 70% tikslumu. Atpažinimas vyksta ~15 sekundžių. Sistema neatpažįsta ranka rašytų čekių ar blogos kokybės dokumentų;
- Galimybė atjungti Avansinės apyskaitos sąskaitų atpažinimą (OCR);
- Galimybė išlaidas priskirti prie komandiruotės;
- Elektroninis išlaidų patvirtinimas pagal tvirtinimo seką (workflow).
- Tvirtinimo sekos nustatymas:
- Tvirtinimo seka visoms kategorijoms yra vienoda;
- Registre išlaidos gali būti skirstomos į kategorijas. Kategorijų skaičius gali būti neribotas ir Užsakovas jas apsirašo savarankiškai;
- Užsakovas skirtingoms kategorijoms nustato kategorijos tvirtinimo sekos (workflow) dalyvius;
- Sąskaitos tvirtintojų informacija yra automatiškai perkeliama į sąskaitos failą (elektroninis antspaudas). Elektroninis antspaudas yra matomas ir ant atspausdintos sąskaitos;
- Specialūs rodiniai, padedantys buhalterijos darbuotojams analizuoti avansinės apyskaitos dokumentus;
- Galimybė rašyti komentarus bet kuriame proceso žingsnyje;
- Sąskaitų paieška, filtravimas, peržiūra;
- Prieigos teisių valdymas;
- Meta duomenų eksportavimas į Excel.
DUK
Kas yra VECTICUM?
VECTICUM – tai lanksti verslo valdymo sistema, skirta automatizuoti įvairius procesus: nuo atostogų ar sąskaitų tvirtinimo iki individualių, įmonei pritaikytų sprendimų. Ji leidžia centralizuotai valdyti dokumentus, užtikrina saugumą, sklandų darbuotojų darbą ir lengvą pritaikomumą tiek mažoms, tiek didelėms organizacijoms.
Kokia yra VECTICUM kaina?
VECTICUM siūlo lanksčius kainų planus, pritaikytus pagal įmonės darbuotojų skaičių ir pasirinktų sprendimų apimtį. Norėdami gauti individualų pasiūlymą, kviečiame užpildyti užklausos formą arba susisiekti su mūsų komanda.
Kaip išbandyti VECTICUM?
Norėdami išbandyti VECTICUM, užpildykite registracijos formą – mūsų komanda su Jumis susisieks ir pasirūpins demonstracija bei išbandymo galimybe, atsižvelgiant į Jūsų poreikius.
Kaip greitai paleidžiama VECTICUM sistema?
Standartinių sprendimų paleidimas gali užtrukti iki vienos valandos. Kiekvienos įmonės paleidimo procesas derinamas individualiai, atsižvelgiant į pasirinktų modulių skaičių ir organizacijos vidinius procesus.
Ar VECTICUM tinkamas mažoms ir vidutinėms įmonėms?
Taip, VECTICUM yra lanksti platforma, tinkama tiek mažoms, tiek vidutinėms ar didelėms organizacijoms. Sprendimai lengvai pritaikomi pagal individualius verslo poreikius.
Ar VECTICUM gali naudotis užsienio įmonės ar darbuotojai?
Taip, VECTICUM palaiko kelias kalbas – sistema prieinama anglų, lietuvių, rusų, lenkų ir latvių kalbomis, todėl ją gali lengvai naudoti ir tarptautinės komandos.
Susisiekite su mumis sistemos demonstracijai
Užpildykite formą ir mes su Jumis susisieksime dėl sistemos pristatymo
Arba susisiekite tiesiogiai:
Avansinė apyskaita be galvos skausmo: rinkitės išmanų sprendimą
Avansinė apyskaita – tai, su kuo anksčiau ar vėliau susiduria kiekviena įmonė. Ši apyskaita naudojama, jeigu komandos narys, darbuotojas ruošiasi komandiruotei arba perka produktus / prekes / paslaugas įmonei už asmenines lėšas.
Avansinės apyskaitos valdymo apskaita ne visada yra paprasta, o ją atliekant vien tik savo jėgomis, dažnai įsivelia įvairių netikslumų, tenka paruošti krūvą dokumentų, kuriuos sunku pateikti vienu kartu. Ko imtis, kad avanso apyskaita būtų atlikta greitai, paprastai ir itin tiksliai?
Verta rinktis „Vecticum“ avansinės apyskaitos valdymo sprendimą. Tai idealus įrankis, kuris leidžia Jūsų komandos nariams pateikti visą paketą avansinės apyskaitos dokumentų vienu metu. Šis sprendimas, kartu su kitais įrankiais (pavyzdžiui, sutarčių valdymu) gerokai supaprastins Jūsų įmonės darbus.
Atsakome į kelis dažnus klausimus apie avansinę apyskaitą:
Kas tai?
Avansinė apyskaita, arba išankstinė verslo sąnaudų apskaita, reiškia sąnaudų registravimo ir pripažinimo praktiką prieš jas faktiškai patiriant arba sumokant. Šis apskaitos metodas leidžia įmonėms numatyti ir planuoti būsimas išlaidas, užtikrinant tikslią finansinę atskaitomybę ir biudžeto sudarymą.
Kai išlaidos apskaitomos iš anksto, jos paprastai balanse įrašomos kaip iš anksto apmokėtos arba atidėtos sąnaudos.
Kada reikalinga avansinės apskaitos apyskaita?
Puikus pavyzdys, kai reikalinga šio tipo apyskaita – darbuotojo komandiruotės išlaidų planavimas (čia rasite daugiau itin naudingų komandiruotės valdymo įrankių). Taip pat ši avansinė apskaita svarbi, kai iš asmeninių lėšų perkamos paslaugos ar produktai, skirti įmonei.
Kokias funkcijas turi „Vecticum“ avansinės apyskaitos apskaita?
Siūlome išmanų sprendimą, kuriame apgalvota kiekviena detalė. Jūsų laukia:
- Viskas viename: gausite plačią išankstinių apyskaitų ir sąskaitų duomenų bazę. Tai suteikia galimybę greitai koreguoti apyskaitas pagal savo poreikius.
- Lengviau darbuotojams: komandos nariai gali vienu kartu pateikti visą avansinių apskaitos dokumentų paketą, todėl šis procesas gerokai paprastesnis.
- Paprastas dokumentų įkėlimas: visas sąskaitas, čekius, apyskaitas galite į sistemą įkelti juos nufotografavę telefonu, įkeliant dokumentą per asmeninį kompiuterį, arba siunčiant nuskenuotus dokumentus elektroniniu būdu.
- Įdiegtas supaprastintas avansinės apskaitos sąskaitų faktūrų / čekių atpažinimas, todėl tikrai ilgai netruksite!
- Greitai atliekami veiksmai: atpažinimas, dokumentų pateikimas ir kiti veiksmai atliekami vos per keliolika ar keliasdešimt sekundžių. Tai taupo Jūsų laiką ir pinigus!
- Apsaugo nuo klaidų ir netikslumų: sistema neatpažįsta ranka išrašytų čekių ar nekokybiškų dokumentų, todėl išvengsite neatitikimų ir avansinė apyskaita bei kitos Jūsų įmonės operacijos vyks sklandžiai.
Ar tai tikrai saugu?
Mūsų sukurtas avansinės apyskaitos valdymo įrankis verslui užtikrina maksimalų jautrių duomenų saugumą, apyskaitos valdymo ir kitų operacijų efektyvumą, tikslumą, prieinamumą, organizavimą, integravimą.
Šie privalumai prisideda prie geresnio finansų valdymo, sprendimų priėmimo ir bendros verslo sėkmės. Džiaugiamės, kad galime prie jos prisidėti!
Kodėl avansinės apyskaitos valdymą verta patikėti profesionalams?
Avanso apskaita bei apyskaita ne visada yra lengvai parengiama. Jeigu susiduriate su sunkumais, laiko stoka ar tiesiog norite prasmingiau išnaudoti įmonės resursus, nukreipiant savo laiką ten, kur svarbiausia, pasinaudokite paprastu „Vecticum“ sprendimu, skirtu avansinės apyskaitos valdymui.
Visi verslui reikalingi įrankiai vienoje vietoje
Avanso apyskaita nėra vienintelis iššūkis, kurį kasdien patiria verslas. Esame tam, kad visi Jūsų veiklos aspektai būtų paprastesni. Siūlome įvairius įrankius: atostogų valdymą, darbo sutarčių valdymą ir daugybę kitų. Neabejojame, kad jie patiks ir Jums.
Mus rekomenduoja kitos įmonės – džiaugiamės, galėdami su kaupu pateisinti klientų lūkesčius!